" La minute management et coaching #288 " Manager : êtes-vous efficace ou simplement occupé ?

Dans le monde du travail, l'hyper activité est souvent confondue avec la performance. Beaucoup de managers, absorbés par leurs multiples responsabilités, sont persuadés qu'ils sont efficaces parce qu'ils sont occupés du matin au soir. Mais être occupé n'est synonyme d'efficacité. L'un fatigue, l'autre produit. L'un brasse du vent, l'autre gonfle la voile.

Différence entre " occupé " et " efficace "

• Être occupé: c'est avoir un agenda saturé, passé d'un mail à une réunion, cocher des tâches, répondre dans l'urgence, faire du visible.

  
  

• Être efficace: c'est produire de la valeur, atteindre des résultats clairs avec un minimum d'efforts gaspillés, savoir prioriser, déléguer, dire non.

  
  

Une citation explicite de Dwight D. Eisenhower : " Le travail important est rarement urgent. Le travail urgent est rarement important".

L'indicateur trompeur du " plein emploi de son temps "

• Beaucoup de managers se sentent " utiles " parce qu'ils sont débordés.

• Mais cela peut masquer une incapacité à déléguer, prioriser, à décider, à dire non.

• Un manager occupé est souvent réactif plutôt que proactif.

Les causes profondes de l'occupation sans efficacité

• La performance est souvent jugée au temps passé au bureau, pas à l'impact.

• Les emails, Teams...sont des hyper-sollicitations qui sont souvent de fausses urgence.

Le syndrome du " manager pompier "

• Intervenir partout, pour tout, tout le temps, pour " sauver " des situations , au lieu d'installer des processus robustes.

  Résultat: désengagement des équipes, infantilisation, épuisement du manager.

  
  

Le besoin d'être indispensable

• Peur de déléguer car peur de ne plus être " le " référent.

• Un manager réellement efficace se rend en partie dispensable.

Les signes d'un management efficace

La clarté stratégique

• Le manager sait pourquoi il fait ce qu'il fait.

• Chaque action est liée à un objectif précis, mesurable.

La priorisation radicale

• Appliquer la loi de Pareto (80/20) pour identifier les 20% d'actions qui produisent 80% des résultats.

• Utiliser des matrices de priorisation ( ex: Eisenhower, RICE, ...)

La systémisation et la délégation

• Automiser ce qui peut l'être ( l'IA va aider)

• Confier ce qui n'exige sa valeur ajoutée.

• Déléguer, ce n'est pas " perdre le contrôle ", c'est libérer de l'espace stratégique.

La pratique du vide utile

• Temps pour penser, prendre du recul, lire, anticiper.

• Un manager efficace bloque du temps pour ne rien faire immédiatement utile mais déterminant à long terme.

Les pièges cognitifs du " manager occupé "

Les biais d'action

• Mieux vaut faire quelque chose (même inutile) que rester inactif. Par exemple, répondre à tous les mails donne l'illusion de maîtrise.

  
  

La confusion entre activité et productivité

• Une journée remplie n'est pas forcément une journée utile.

• Activité n'est pas synonyme de résultat.

Besoin de validation externe

• Mutiplier les réunions, les décisions, les réunions de suivi pour être perçu comme " impliqué ".

• L'efficacité réelle est souvent moins visible, mais bien plus puissante.

Comment passer de " occupé " à " efficace "

L' audit de son emploi du temps

• Pendant 2 semaines: noter chaque tâche réalisée ( temps, utilité, résultat ).

• Identifier ce qui est chronophage mais non productif.

Repenser son rôle

• Qu'est-ce que je suis seul à pouvoir faire dans cette équipe ?

• Le reste doit être délégué, externalisé, supprimé ou automatisé.

Instaurer des rituels stratégiques

• Temps de réflexion hebdomadaire : revue des priorités, planification stratégique.

• Entretiens réguliers avec les équipes pour responsabiliser.

Adopter des outils adaptés

• OKR pour orienter l'action vers des objectifs.

• Méthode Lean, Scrum, ...à adapter selon le contexte.

Un changement de posture managériale

L'efficacité est une posture mentale avant d'être une méthode.

Du contrôle à la confiance

• Moins de micro-management, plus de responsabilité partagée.

Du faire à faire faire

• ëtre un chef d'orchestre, pas un homme-orchestre.

Du court terme au long terme

• Cultiver une vision, des talents, une culture : tous les leviers de performance durable.

Pourquoi ce sujet est important aujourd'hui

• La crise du sens: des managers débordés, mais insatisfaits.

• Le burn-out managérial: l'occupation permanente est une forme de maltraitance invisible.

• La transformation des entreprises: le management doit revenir plus stratégique, moins tactique.

Il faut du courage pour sortir de la frénésie, ralentir, penser, décider, trancher, déléguer. Ce courage managérial est rare, mais il est la condition sine qua non d'un leader efficace.

Un manager qui se contente d'être occupé est comme un hamster dans sa roue : il dépense beaucoup d'énergie, mais ne progresse pas d'un pouce. Un manager efficace, lui, choisit les leviers, ajuste les trajectoires, et fait avancer le système avec lucidité et justesse.

Coaching = déclenchez votre potentiel, transformez votre carrière !

Formation = apprenez aujourd'hui, maîtrisez demain !

Conseil = votre vision, notre expertise: ensemble réalisons-la !

Contactez-nous !