Organiser sa journée de travail selon la loi de Pareto, également connue sous le principe des 80/20, consiste à identifier et à se concentrer sur les 20% d'activités qui génèrent 80% des résultats.
Comment appliquer ce principe de manière efficace en tant que manager ?
L'identification des priorités
L'analyse des tâches: dressez une liste de toutes les tâches que vous devez accomplir. Cela inclut des projets, des réunions, des suivis, et d'autres responsabilités.
L'évaluation de l'impact: pour chaque tâche, évaluez son impact potentiel sur vos objectifs. Quelles tâches contribueront le plus à vos résultats ou à ceux de votre équipe ? Identifiez celles qui semblent avoir le plus grand retour sur investissement.
La planification de la journée
La sélection des tâches importantes: choisssez les 2 ou 3 tâches qui représentent les 20% les plus impactants. Assurez-vous que ces tâches soient en ligne avec vos objectifs à court et à long terme.
La création d'un planning: planifiez votre journée en réservant des créneaux spécifiques pour travailler sur ces tâches prioritaires (25 minutes de travail concentré suivies de 5 minutes de pause). pour maximiser votre concentration sur les tâches prioritaires.
Éviter le multitâche: concentrez-vous sur une tâche à la fois pour améliorer votre efficacité. Le multitâche peut diluer votre attention et réduire la qualité de votre travail.
La délégation et l'automatisation
Déléguer les moins importantes: identifiez les tâches qui ne sont pas essentielles et déléguez-les à d'autres membres de l'équipe. Cela peut inclure des tâches administratives ou des projets moins prioritaires.
Automatiser les processus répétitifs: utilisez des outils et des technologies pour automatiser les tâches répétitives. Cela libèrera du temps pour vous concentrer sur les activités à fort impact.
L'évaluation et l'ajustement
Le suivi des résultats: à la fin de la journée ou de la semaine, évaluez les résultats de votre travail. Avez-vous réussi à accomplir vos tâches prioritaires ? Quels résultats ont étét atteints ?
L'ajustement des priorités: en fonction de votre évaluation, ajustez vos priorités pour les semaines suivantes. Cela peut inclure la réévaluation des tâches à fort impact ou la modification de votre approche.
L'équilibre et le bien-être
Prendre des pauses: même en se concentrant sur des tâches prioritaires, il est important de prendre des pauses régulières pour éviter l'épuisement.
L'équilibre travail-vie personnelle: assurez-vous que la concentration sur les 20% les plus importants n'affecte pas votre équilibre personnel et votre bien-être général.
La communication avec l'équipe
Partagez vos priorités: communiquez avec votre équipe sur les tâches prioritaires et encouragez-les à appliquer la loi de Pareto dans leur propre travail.
Encouragez l'initiative: motivez votre équipe à identifier les tâches à fort impact et à s'attaquer en priorité à celles-ci.
En organisant votre journée de travail selon la loi de Pareto, vous pouvez augmenter votre efficacité et votre productivité en vous concentrant sur vos tâches qui apportent le plus de valeur. Cela nécessite une évaluation constante de vos priorités et une volonté de déléguer ou d'automatiser les tâches moins importantes. En mettant en pratique ce principe, vous pouvez non seulement améliorer vos performances, mais aussi celles de votre équipe.
Ne laissez pas vos difficultés vous freiner. Le coaching est l'outil qui vous aidera à avancer avec confiance.
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